ক্লায়েন্টদের সাথে সঠিকভাবে কমিউনিকেট করার টিপস ।

“কমিউনিকেশন ইজ দ্যা কী!” এ কথাটা সেই ছোটবেলা থেকে নিশ্চয়ই অনেকবার শুনেছেন তাইনা?আসলে পারসোনাল লাইফ বলুন কিংবা প্রফেশনাল, একজন মানুষের লাইফের প্রত্যেক স্টেইজে কমিউনিকেশন স্কিল একটা ইম্পরট্যান্ট রোল প্লে করে। কারো যদি ভালো কমিউনিকেশন স্কিল থাকে তাহলে সেটাকে ব্লেসিং হিসাবে কাউন্ট করা হয় । অন্য সবকিছুর মতো ফ্রিল্যান্সিং বিজনেসেও কিন্তু এই কমিউনিকেশন স্কিলের যথেষ্ট গুরুত্ব রয়েছে। যেহেতু এই বিজনেসে মেইনলি ক্লায়েন্টদেরকে তাদের ডিমান্ড অনুযায়ী সার্ভিস ডেলিভারি দেয়ার মাধ্যমেই ইনকাম জেনারেট হয়, সুতরাং, এখানে ক্লায়েন্টদের সাথে সঠিকভাবে কমিউনিকেট করার গুরুত্ব কতটুকু সেটা নিশ্চয়ই কাউকে নতুন করে বলে দিতে হবেনা। তাই আজকে আমি ফ্রিল্যান্সিং বিজনেসে ক্লায়েন্টদের সাথে কমিউনিকেট করার টিপস শেয়ার করবো যেগুলো ফলো করলে আশা করি কাউকেই আর এই রিলেটেড কোন প্রবলেম ফেইস করতে হবেনা। 

চলুন শুরুতেই একটা ফ্রিল্যান্সিং বিজনেসে এক্সাক্টলি কাদেরকে ক্লায়েন্ট বলা যেতে পারে সেটা সম্পর্কে একটু জেনে আসা যাক। যদি সহজভাবে বলি, ক্লায়েন্ট হচ্ছেন সেসব মানুষ যারা তাদের ডিমান্ড অনুযায়ী একজন ফ্রিল্যান্সারের কাছ থেকে সার্ভিস নিয়ে থাকেন। এই ক্লায়েন্টদের মধ্যে অনেকেই একবার সার্ভিস নেন। আবার এমন অনেক ক্লায়েন্ট রয়েছেন যারা সার্ভিস পেয়ে স্যাটিসফাইড হয়ে বারবার সার্ভিস নেন আবার অন্যদেরকেও রিকমেন্ড করেন। 

এবার বলুন তো, ফ্রিল্যান্সিং বিজনেসে ক্লায়েন্টদের সাথে ঠিকমতো কমিউনিকেট করার বেনিফিটগুলো কী কী? সবাই নিশ্চয়ই জানেন, ফ্রিল্যান্সিং বিজনেসের সাথে যারা ইনভলভড, তাদেরকে রেগুলার বেসিসে বিভিন্ন ক্যাটাগরির ক্লায়েন্টদের সাথে ডিল করতে হয়। যদি সঠিকভাবে প্রতিটা ক্লায়েন্টের সাথে কমিউনিকেট করতে পারেন, তাহলে সার্ভিসের ব্যাপারে তার প্রেফারেন্স কেমন সেটা বুঝতে পারবেন। এতে করে ক্লায়েন্টকে তার ডিমান্ড অনুযায়ী কাজটা পারফেক্টলি করে দিতে পারবেন। পাশাপাশি কোন মিসটেক না করে একবারেই কাজটা করে ফেলা পসিবল হবে। যা বারবার রিভিশন দেয়ার বাড়তি ঝামেলা থেকেও মুক্তি দেবে। সবচেয়ে বড় কথা ক্লায়েন্টের স্যাটিসফ্যাকশন বাড়বে। যেটা সেই ক্লায়েন্টকে আবার সার্ভিস নিতে মোটিভেট করবে। তাই বলা যায়, ফ্রিল্যান্সিং বিজনেসকে সাকসেসের পথে কয়েকধাপ এগিয়ে রাখতে ক্লায়েন্টদের সাথে সঠিকভাবে কমিউনিকেট করা খুবই জরুরি। 

কিন্তু কিভাবে ক্লায়েন্টদের সাথে কমিউনিকেট করা উচিত?

এ ব্যাপারে একেকজন মানুষ একেকরকম সাজেশন দিয়ে থাকেন। তবে আমার কাছে পারসোনালি মনে হয় ক্লায়েন্টদের সাথে কমিউনিকেট করার আগে একজন ফ্রিল্যান্সার নিজে কিভাবে কমিউনিকেট করতে কমফোর্টেবল সেটা আইডেন্টিফাই করা উচিত। এর কারণ হচ্ছে কেউ যদি নিজে কমফোর্টেবল না থাকেন এবং প্রিপেয়ার্ড না থাকেন, তাহলে যতই ইফেকটিভ টিপস দেয়া হোক না কেন কখনোই ক্লায়েন্টদের সাথে ইফেকটিভলি কমিউনিকেট করতে পারবেননা। 

তাই ফ্রিল্যান্সিংয়ের যে সেক্টরেই কাজ করুননা কেন, শুরুতেই বোঝার চেষ্টা করুন ঠিক কিভাবে ক্লায়েন্টদের সাথে কমিউনিকেট করতে আপনি কমফোর্টেবল। যেমন, অনেকেই রয়েছেন ভালো লিখতে পারেন। তারা যদি ইমেইলের মাধ্যমে ক্লায়েন্টের সাথে কনট্যাক্ট করেন তাহলে ন্যাচারালি ই অনেক বেশি কমফোর্টেবল ফিল করবেন। এর ফলে তারা আরো ভালোমতো ক্লায়েন্টদের সাথে ইন্টারেক্ট করে তাদের ডিমান্ড বুঝে নিতে পারবেন । 

আবার যদি চোখে চোখ রেখে গুছিয়ে কথা বলার অভ্যাস থাকে তাহলে ক্লায়েন্টের সাথে ফোনকল কিংবা ভিডিওকলেও কমিউনিকেট করতে পারেন। তবে এক্ষেত্রে মনে রাখবেন, যদি বারবার কোন কারণে ফোনকল বা ভিডিওকল করতে হয়, তাহলে সেক্ষেত্রে ক্লায়েন্ট কমফোর্টেবল নাও হতে পারেন৷তাই আগে ক্লায়েন্টকে জিজ্ঞেস করে নেবেন যে তিনি রাজি কিনা। এভাবে আগে নিজের কমফোর্ট জোন খুঁজে বের করুন। মোটকথা, আগে আইডেন্টিফাই করার ট্রাই করুন ঠিক কোন ওয়েতে কমিউনিকেট করাটা নিজের জন্য তুলনামূলক বেশি কমফোর্টেবল হবে। ক্লায়েন্টদের সাথে কমিউনিকেট করার আরেকটা ইফেকটিভ টিপস হচ্ছে ক্লায়েন্টদের প্রয়োজন বুঝে বিভিন্ন বিষয়ে তাদেরকে সাজেশন দেয়া ।

একটা বিষয় সবসময় মনে রাখবেন, মানুষ যেকোন ব্যাপারে সাজেশন বা ফিডব্যাক পেতে সবসময়ই পছন্দ করে। ধরুন, একজন ক্লায়েন্ট গ্রাফিক ডিজাইন রিলেটেড একটা সার্ভিস নিতে চাচ্ছেন৷ তিনি এ ডিজাইন রিলেটেড তার ডিমান্ড এবং প্রেফারেন্স ডিটেইলে আপনাকে বুঝিয়ে বললেন৷ যদি মনে করেন ক্লায়েন্টের ডিমান্ডের সাথে নিজের কিছু পারসোনাল সাজেশন যোগ করলে ক্লায়েন্টের কাজটা আরো পারফেক্ট হতে পারে, সেক্ষেত্রে সেই সাজেশন ক্লায়েন্টের সাথে শেয়ার করতে পারেন। 

 

ক্লায়েন্টকে বিভিন্ন বিষয়ে সাজেশন দিলে দুটা লাভ হবে৷ প্রথমত ক্লায়েন্ট বুঝতে পারবেন যে তিনি যাকে দিয়ে কাজটা করাতে চাচ্ছেন তিনি কাজ সম্পর্কে যথেষ্ট আইডিয়া রাখেন। দ্বিতীয়ত ক্লায়েন্টের ট্রাস্ট বাড়বে যেটা ফ্রিল্যান্সিং বিজনেস সাকসেসফুল করতে খুবই ইম্পর্ট্যান্ট। তবে কখনোই ক্লায়েন্টকে প্রয়োজনের অতিরিক্ত সাজেশন দিতে যাবেননা। এতে করে ক্লায়েন্ট বিরক্ত হতে পারেন। 

ফ্রিল্যান্সিং বিজনেসের সবক্ষেত্রে প্রোফেশনালিজম মেইনটেইন করা খুবই জরুরি।যখনি কোন ক্লায়েন্টের সাথে সার্ভিস দেয়া রিলেটেড কোন ডিল করবেন, ট্রাই করুন তাকে একটা রিটেন ডকুমেন্ট প্রোভাইড করার যেখানে সার্ভিস রিলেটেড সব ইনফরমেশন দেয়া থাকবে। এতে করে দুইপক্ষেরই ট্রান্সপারেন্সি মেইনটেইন হবে। পাশাপাশি ক্লায়েন্টদের সাথে কমিউনিকেশনের ক্ষেত্রেও সমানভাবে প্রোফেশনালিজম মেইনটেইন করুন৷ ক্লায়েন্টদের মেসেজের রিপ্লাই টাইমলি দিন। যদি কোন কারণে বিজি থাকেন এবং রিপ্লাই দিতে না পারেন, সেটা তাদেরকে জানান। কারণ অনেকসময় দেখা যায় রিপ্লাই না পেলে ক্লায়েন্টরা অস্থির হয়ে যান যা তাদের মনে নেগেটিভ ইম্প্রেশন ক্রিয়েট করে।

এছাড়া যদি ফোনকল বা ভিডিওকলে কথা বলতে হয়, সেক্ষেত্রে আগে থেকেই টাইম ফিক্স করে নিন এবং ক্লায়েন্টকেও রিমাইন্ডার দিন। এরপর যখন ক্লায়েন্টের সাথে কথা বলবেন, তখন নিজের ফুল কনসেনট্রেশান ক্লায়েন্টের দিকে রাখুন। যাতে করে ক্লায়েন্টের ডিমান্ডের খুঁটিনাটি ডিটেইলগুলো মিস না হয়। 

সবসময় ক্লায়েন্টদের সাথে ফরমাল টোনে কথা বলুন৷ আবার খুব বেশি ফরমাল টোনেও বলবেননা। এতে করে ক্লায়েন্ট নিজে কথা বলতে আনকমফোর্টেবল ফিল করতে পারেন । বরং সবসময় ট্রাই করবেন কমিউনিকেশনের এনভায়রনমেন্টটা ফ্রেন্ডলি রাখার। কখনোই ক্লায়েন্টের কথার মাঝখান দিয়ে নিজের অপিনিয়ন দিতে যাবেননা৷ সবসময় এমনভাবে কথা বলুন যাতে করে ক্লায়েন্টের সামনে নিজের প্রোফেশনালিজম রিফ্লেক্টেড হয়, আবার একইসাথে ক্লায়েন্ট কমফোর্টেবলি নিজের ডিমান্ডগুলো এক্সপ্রেস করতে পারেন। 

 

যখন ক্লায়েন্টের সাথে কথা বলার পর তার কাজ করা স্টার্ট করবেন, তখন তাকে রেগুলারলি কাজের আপডেট দিন। ক্লায়েন্টকে ইনফর্ম করুন কাজ কতদূর আগালো এবং শেষ করতে কতদিন লাগতে পারে। তবে এখানে সাজেস্ট করবো এই আপডেটগুলো টেক্সট মেসেজ কিংবা ইমেইলের মাধ্যমে দিতে। কেননা আগেই বলেছি, বারবার ফোনকল অথবা ভিডিওকল করতে ক্লায়েন্ট কমফোর্টেবল ফিল নাও করতে পারেন। আর একজন ফ্রিল্যান্সিং বিজনেস ওউনার হিসাবে ক্লায়েন্টের কমফোর্ট এনশিওর করা কিন্তু আপনার মেইন রেসপনসিবিলিটিগুলোর মধ্যেই পড়ে। তাই সবসময় ক্লায়েন্টের স্যাটিসফ্যাকশন এবং কমফোর্ট পুরোপুরি নিশ্চিত করুন। 

ক্লায়েন্টদের সাথে কমিউনিকেট করার টিপস হিসেবে এরপর যেটা বলতে চাই সেটা হলো, ক্লায়েন্টকে সার্ভিস রিলেটেড ব্যাপারে কোশ্চেন করতে কখনোই হেজিটেট ফিল করবেননা। হতেই পারে একজন ফ্রিল্যান্সার তার ক্লায়েন্টের সাথে ফোনকলে বা মেইলের মাধ্যমে তিনি কি ধরণের সার্ভিস নিতে চাইছেন সেটা অলরেডি বুঝে নিয়েছেন৷ এরপর কাজটা স্টার্ট করার পর হুট করেই তার একটা ব্যাপারে কনফিউশান দেখা দিলো৷ এমন হলে সবসময় ক্লায়েন্টকে আবার কোশ্চেন করে নিজের কনফিউশান ক্লিয়ার করে নেয়া উচিত ৷ সত্যি বলতে কনফিউশান ক্রিয়েট হতেই পারে৷ বিশেষ করে ফ্রিল্যান্সিং বিজনেসে এটা খুবই ন্যাচারাল। তাই নিজের যেকোন কনফিউশান সবসময় ক্লিয়ার করে নিয়ে তারপর ক্লায়েন্টকে সার্ভিস ডেলিভারি দেবেন৷ এতে করে ক্লায়েন্টও বুঝতে পারবেন যে তার হায়ার করা ফ্রিল্যান্সার তার নিজের কাজের প্রতি কতটা সিনসিয়ার এবং ডেডিকেটেড। 

সুতরাং এগুলোই ছিলো ক্লায়েন্টদের সাথে কমিউনিকেট করার কিছু টিপস যেগুলো ফ্রিল্যান্সিং বিজনেস সাকসেসফুল করতে খুব বেশি কাজে আসে । তবে লাস্টলি যেটা না বললেই নয় সেটা হলো, একজন ফ্রিল্যান্সার ক্লায়েন্টদের সাথে কমিউনিকেট করার জন্য নিজে যতটুকু এফোর্ট দেন, তিনি তত বেশি ইফেকটিভলি কমিউনিকেট করতে পারেন। তাই নিজের হাইয়েস্ট এফোর্ট দিয়ে আজকের টিপসগুলো ফলো করে দেখুন । দেখবেন খুব তাড়াতাড়ি ভালো একটা আউটপুট পাবেন!

পোস্টটি ভালো লাগলে শেয়ার করুন:

Leave a Comment