প্রতিটি ক্যারিয়ারের একটা টপ লেভেল থাকে, যেখানে পৌঁছাতে পারলেই ওই ক্যারিয়ারে পুরোপুরি সাকসেসফুল হওয়া পসিবল হয়। এজেন্সি হচ্ছে ফ্রিল্যান্সিং ক্যারিয়ারের সেই টপ লেভেল। সত্যি বলতে একটা এজেন্সি বিল্ড আপ করা কিন্তু মোটেও মুখের কথা নয়। বরং এক্ষেত্রে প্রচুর রিসার্চ করতে হয়, ব্রেইনস্টোর্মিং করে আইডিয়া জেনারেট করতে হয়, আবার সেই সাথে ক্লায়েন্টদের যেন টপ নচ সার্ভিস ডেলিভার করা হয় সে বিষয়টাও নিশ্চিত করতে হয়।
ফ্রিল্যান্সিং এজেন্সির দুই পর্বের আর্টিকেলের আগের পর্বে আপনাদের ফ্রিল্যান্সিং এজেন্সি কি, কেন এজেন্সি বিল্ড আপ করা উচিত এবং কাদের জন্য এজেন্সি পারফেক্ট চয়েস হতে পারে ইত্যাদি সম্পর্কে জানিয়েছিলাম। আজকের লেখায় থাকছে কিভাবে একটা ফ্রিল্যান্সিং এজেন্সি ডেভেলপ করা যায় সে সম্পর্কে ডিটেইলড গাইডলাইন। তাহলে চলুন আর দেরি না করে শুরু করা যাক।
এজেন্সির নিশ ডিফাইন করুন
একটা সাকসেসফুল ফ্রিল্যান্সিং এজেন্সি বিল্ড আপ করার প্রথম ও অন্যতম প্রধান স্টেপ হলো এজেন্সির নিশ ডিফাইন করা। শুধুমাত্র এজেন্সিই বা বলছি কেন, যদি একজন সাকসেসফুল ফ্রিল্যান্সার হতে চান, সেক্ষেত্রেও সবার আগে নিশ ডিফাইন করে নেয়া খুবই গুরুত্বপূর্ণ। কেননা এটা করার মাধ্যমেই কারা ক্লায়েন্ট হতে পারেন তা বোঝা যায় এবং সে অনুযায়ী মার্কেটিং স্ট্রাটেজি তৈরি করা যায়।
ফ্রিল্যান্সিং এজেন্সির নিশ ডিফাইন করার ক্ষেত্রে সবচাইতে সেইফ অপশন হলো যে নিশে আপনি অলরেডি ক্লায়েন্টদের সার্ভিস অফার করছেন, ওই একই নিশ বেছে নেয়া। কারণ তাতে করে আপনি খুব সহজে বুঝবেন কারা আপনার টার্গেট মার্কেট হতে পারেন। এর পাশাপাশি যাদের সাথে লম্বা সময় ধরে কাজ করছেন, তাদেরকেও এজেন্সির ক্লায়েন্টে কনভার্ট করতে পারবেন। যেমন, আমি যেহেতু গ্রাফিক ডিজাইনের আন্ডারের নিশে কাজ করতাম, তাই যখন নিজের এজেন্সি শুরু করি, তখনও গ্রাফিক ডিজাইনেই স্টিক করেছিলাম।
তবে হ্যাঁ, আপনি চাইলে কিন্তু মাল্টি নিশের এজেন্সিও তৈরি করতে পারেন৷ কেননা যেহেতু এজেন্সি টিমওয়ার্কের মাধ্যমে পরিচালিত হয়, তাই এখানে চাইলেই অন্যান্য নিশে এক্সপার্ট ফ্রিল্যান্সারদের হায়ার করার সুযোগ থাকে এবং তাদের মাধ্যমে ক্লায়েন্টদেরকে সার্ভিস ডেলিভার করা যায়। তাই এজেন্সি স্টার্ট করার কিছুদিন পর চাইলে অন্যান্য নিশ এক্সপ্লোর করতেই পারেন। এতে করে যেমন ক্লায়েন্টের সংখ্যা নিশ্চিতভাবেই বাড়বে, তেমনি দেখবেন এজেন্সিও ধীরে ধীরে গ্রো করছে।
এক্সপার্ট টিম মেম্বার হায়ার করুন
বর্তমানে যতগুলো সাকসেসফুল ফ্রিল্যান্সিং এজেন্সি রয়েছে, সেগুলোর সাকসেসের পেছনে অন্যতম অবদান এজেন্সিগুলোর টিম মেম্বারদের। সবসময় মনে রাখবেন, টিম মেম্বাররাই কিন্তু এজেন্সির ভিত্তি। তাই যদি টিম মেম্বারদের স্কিল ও এক্সপার্টাইজে ল্যাকিংস থাকে, তাহলে এজেন্সি অপারেট করাই ডিফিকাল্ট হয়ে যাবে। একারণে একটু সময় নিয়ে ও বুঝেশুনে টিম মেম্বার হায়ার করুন।
অনেকেই মনে করতে পারেন এক্সপার্ট টিম মেম্বার বলতে আমি শুধুমাত্র যারা নির্দিষ্ট নিশে ভালো সার্ভিস দিতে পারেন তাদেরকে বুঝিয়েছি। আসলে ব্যাপারটা কিন্তু তা নয়। এজেন্সির ক্ষেত্রে এক্সপার্ট টিম মেম্বার বলতে এমন কাউকে বোঝানো হয় যিনি প্রেশারের মধ্যে থেকেও মাথা ঠান্ডা রাখতে পারেন, ডেডলাইন মেইনটেইন করতে পারেন, টিমের বাকি সবার সাথে ইফেক্টিভলি কমিউনিকেট করতে পারেন, ডিরেকশন ফলো করতে পারেন এবং সর্বোপরি নিজের কাজের প্রতি ট্রান্সপারেন্ট থাকেন। এ কোয়ালিটিগুলো না থাকলে একজন মানুষ যত ভালো সার্ভিস দিতে পারুনননা কেন, তাকে এজেন্সিতে হায়ার না করাই বেটার৷
এখন প্রশ্ন হলো, টিম মেম্বার খুঁজবেন কোথায়?
আমার পার্সোনাল সাজেশন থাকবে শুরুতে নিজের পরিচিত ফ্রিল্যান্সিং কমিউনিটিগুলোতে একটু খোঁজ নিয়ে দেখুন। কারণ সাধারণত এই কমিউনিটিগুলোতে অনেক বছর ধরে কাজ করছেন এমন এক্সপার্ট ফ্রিল্যান্সাররা থাকেন, যারা এজেন্সিতে জয়েন করতে ইন্টারেস্টেড। যদি তাদের মধ্যে কারো কোয়ালিফিকেশন আপনার ডিমান্ডের সাথে ম্যাচ করে, তাহলে তাদের হায়ার করতে পারেন। এর পাশাপাশি নিজের সোশ্যাল মিডিয়া প্রোফাইল, যেমন: ফেসবুক বা লিংকডইনেও পোস্ট করতে পারেন।
আরো সাজেশন থাকবে কাউকে হায়ার করার আগে তার সিভি ও পোর্টফোলিও ভালোভাবে দেখে নিন এবং তার সাথে অবশ্যই ফোনকল বা ভিডিও কলে একটা শর্ট ইন্টারভিউ সেশন করুন। তাহলেই বুঝে যাবেন ওই মানুষটা আপনার এজেন্সির জন্য পারফেক্ট কিনা। মনে রাখবেন, টিম মেম্বার ভালো না হলে এজেন্সি কখনোই গ্রো করবে না। তাই কাউকে হায়ার করার আগে বুঝেশুনে ডিসিশন নিন।
এজেন্সির অনলাইন প্রেজেন্স বাড়ান
যদি কোনো এজেন্সির অনলাইন প্রেজেন্স স্ট্রং হয়, তাহলে এজেন্সি তুলনামূলকভাবে অনেক দ্রুত কাঙ্খিত সফলতা অর্জন করতে পারে। তাই কোনোভাবেই এটাতে কমপ্রোমাইজ করা যাবেনা। অনলাইন প্রেজেন্স হিসেবে প্রথমে আসে এজেন্সির ওয়েবসাইট ও সোশ্যাল মিডিয়া অ্যাকাউন্টসে অ্যাকটিভ থাকা। ওয়েবসাইটের ক্ষেত্রে ওয়ার্ডপ্রেসের সাহায্য নেয়াই বেটার। এক্ষেত্রে অবশ্যই একজন এক্সপার্ট ওয়েব ডিজাইনারের সাহায্য নিন, যিনি আপনার রিকোয়ারমেন্ট বুঝে একটা রেসপন্সিভ ও ইজি ইন্টারফেসের ওয়েবসাইট ক্রিয়েট করে দিতে পারবেন। ওয়েবসাইটে এজেন্সির ডিটেলস, কন্ট্যাক্ট ডিটেইলস, প্রাইসিং, ক্লায়েন্ট টেস্টিমনিয়াল ইত্যাদি গুরুত্বপূর্ণ এলিমেন্টগুলো অ্যাড করতে ভুলবেন না। সেই সাথে চাইলে একটা ব্লগ সেকশনও রাখতে পারেন। যদি এজেন্সির ব্লগে নিশ ও সার্ভিস রিলেটেড বিভিন্ন হেল্পফুল ব্লগ শেয়ার করতে পারেন, তাহলে টার্গেট মার্কেটকে আকর্ষণ করা অনেক সহজ হয়ে যাবে।
ওয়েবসাইটের পাশাপাশি সোশ্যাল মিডিয়াতেও অ্যাকটিভ থাকার চেষ্টা করুন। প্রথমে ফেসবুক, ইনস্টাগ্রাম, টুইটার ও লিংকডইনে এজেন্সির কমপ্লিট প্রোফাইল ক্রিয়েট করুন। তারপর সোশ্যাল মিডিয়াতে নিয়মিত কন্টেন্ট পোস্ট করুন। এটা টেক্সট কন্টেন্ট হতে পারে, ব্যানার হতে পারে, এমনকি চাইলে ভিডিও তৈরি করে সেটাও পোস্ট করতে পারেন। মোট কথা, যতটুকু সম্ভব অ্যাকটিভ থাকতে হবে। তাতে করে পটেনশিয়াল কাস্টমারদের দৃষ্টি আকর্ষণ করা ইজি হবে।
ইউনিক মার্কেটিং স্ট্র্যাটেজি ডেভেলপ করুন
যেকোনো ফ্রিল্যান্সিং এজেন্সির গ্রোথকে আলটিমেট লেভেলে নিয়ে যেতে মার্কেটিং স্ট্র্যাটেজির মত পাওয়ারফুল টুল আর একটাও নেই। আমি অনেক এজেন্সি ওউনারকে দেখেছি যারা অন্যদের মার্কেটিং স্ট্র্যাটেজি হুবহু কপি করেন এবং তাদের নিজেদের এজেন্সিতে প্রয়োগ করেন। এটা অনেক বড় একটা মিসটেক। কারণ প্রতিটা এজেন্সি যেহেতু ডিফারেন্ট, তাই এক এজেন্সির মার্কেটিং স্ট্র্যাটেজি অন্য এজেন্সিতে কাজ না করা সম্ভাবনাই বেশি। তাই সব সময় চেষ্টা করুন একদম ইউনিক মার্কেটিং স্ট্র্যাটেজি ডেভলপ করতে।
এজেন্সি শুরু করার প্রথম দিকে পটেনশিয়াল কাস্টমারদেরকে অ্যাট্র্যাক্ট করতে বিভিন্ন বান্ডেল অফার দিতে পারেন। সাধারণত কাস্টমারদের পেইন পয়েন্ট অথবা ডিমান্ড অ্যানালাইসিস করে সে অনুযায়ী বান্ডেল অফার ক্রিয়েট করা হলে পজিটিভ রেসপন্স আসার সম্ভাবনা অনেক বেশি থাকে। যেমন ধরুন, শুধুমাত্র সোশ্যাল মিডিয়া অ্যাড কপির চাইতে যদি অ্যাড কপি ও ব্যানারের ব্যান্ডেল ক্রিয়েট করে সেটাতে প্রমোশনাল অফার দেয়া হয়, তাহলে রেসপন্স আসার চান্স অনেক বেশি থাকে। এর পাশাপাশি পেইড মার্কেটিং ক্যাম্পেইন রান করতে পারেন। তবে এক্ষেত্রে অডিয়েন্স টার্গেটিং যেন প্রোপারলি করা হয় এবং অ্যাড কন্টেন্টে পটেনশিয়াল কাস্টমারদের পেইন পয়েন্ট হাইলাইট করা হয়, তা অবশ্যই নিশ্চিত করুন।
ও হ্যাঁ, ফ্রিল্যান্সিং এজেন্সির মার্কেটিং করার আরেকটা দারুণ সুযোগ হলো বিভিন্ন নেটওয়ার্কিং ইভেন্টে অ্যাটেন্ড করা। এতে করে যেমন ইন্ডাস্ট্রি এক্সপার্টদের কাছ থেকে নতুন কিছু শেখার সুযোগ হয়, তেমনি পটেনশিয়াল ক্লায়েন্টদের সাথে কানেক্ট করার অপোরচুনিটিও পাওয়া সম্ভব হয়।
এজেন্সি ম্যানেজমেন্টের ফরমাল সিস্টেম তৈরি করুন
যদি খুব ভালোভাবে ফ্রিল্যান্সিং এজেন্সির মার্কেটিং করা হয়, তাহলে তারপর থেকেই কাজের অর্ডার আসতে শুরু করে। যেহেতু সলো ফ্রিল্যান্সিংয়ের চাইতে ফ্রিল্যান্সিং এজেন্সি আরেকটু বড় পরিসরে পরিচালিত হয়, তাই কিভাবে ক্লায়েন্টদের কাছ থেকে অর্ডার নেয়া হবে, কিভাবে পেমেন্ট রিসিভ করা হবে, কিভাবে তাদের কাছ থেকে কমপ্লেইন রিসিভ করা হবে কিংবা এজেন্সিতে আদৌ কোন রিফান্ড পলিসি থাকবে কিনা ইত্যাদি বিষয়গুলো ডিফাইনড থাকা খুবই গুরুত্বপূর্ণ।
তাই এই স্টেপে এসে এজেন্সি ম্যানেজমেন্টের একটা ফরমাল সিস্টেম দাঁড় করান। বিশেষ করে সবসময় চেষ্টা করবেন প্রতিটা ক্লায়েন্টদের কাছ থেকে অর্ডার নেয়ার সময় ডকুমেন্ট মেইনটেইন করতে। তাহলে কাজের যেমন প্রুফ থাকে, সেই সাথে ফিউচারে কোনো অনাকাঙ্ক্ষিত ঝামেলাতেও পড়তে হয় না।
এর পাশাপাশি এক্সপার্ট কারো হেল্প নিয়ে রিফান্ড পলিসি, পেমেন্ট সিস্টেম ইত্যাদিও ডিসাইড করে ফেলুন। সেই সাথে ক্লায়েন্টদের কাছ থেকে কোনো কমপ্লেইন বা ফিডব্যাক রিসিভ করার জন্য একটা সেপারেট ইমেইল অ্যাড্রেস রাখতে পারেন। এভাবে যদি একবার একটা সিস্টেম দাঁড় করাতে পারেন, তাহলে আরো গুছিয়ে এজেন্সির গ্রোথের জন্য কাজ করতে পারবেন।
সার্ভিস ডেলিভারি ও কাস্টমার সার্ভিসে জোর দিন
একটা এজেন্সিকে তখনই সাকসেসফুল বলা যায় যখন সে এজেন্সিতে রিপিট ক্লায়েন্টের সংখ্যা বেশি থাকে। আর রিপিট ক্লায়েন্টের সংখ্যা কখন বাড়ে জানেন? যখন এজেন্সির সার্ভিস কোয়ালিটি ভালো হয় এবং সেই সাথে কাস্টমার সার্ভিসও স্যাটিসফ্যাকটরি হয়।
এমন অনেক এজেন্সি রয়েছে যেগুলো ভালো সার্ভিস দেয় ঠিকই, কিন্তু কাস্টমারদের সাথে প্রোপারলি কমিউনিকেট করে না। যার ফলস্বরূপ কাস্টমাররা আর তাদের কাছ থেকে সার্ভিস নিতে চান না। আবার শুধুমাত্র ভালো কাস্টমার সার্ভিস দিয়েও কিন্তু ক্লায়েন্টদের মন জয় করা যায় না। কারণ যতই ইফেক্টিভলি কমিউনিকেট করুন না কেন, সার্ভিসের কোয়ালিটি ভালো না হলে ক্লায়েন্ট কিন্তু আর সার্ভিস নিতে আসবেন না। তাই যদি ফ্রিল্যান্সিং এজেন্সি সাকসেসফুল করতে চান, তাহলে সার্ভিস ডেলিভারি ও কাস্টমার ম্যানেজমেন্ট দু’টোতেই সমানভাবে ফোকাস করতে হবে।
কিভাবে? সবসময় নিজের টিম মেম্বারদের প্রোপারলি মনিটরিং করুন। এজেন্সি ওউনার হিসেবে আপনি তাদের সাথে অবশ্যই ফ্রেন্ডলি বিহেভ করবেন, কিন্তু কোনো টিম মেম্বার যেন আপনার ভালো বিহেভিয়ারের সুযোগ নিয়ে কাজে ফাঁকি দিতে না পারে সেটা নিশ্চিত করাও আপনার দায়িত্ব।
সবসময় চেষ্টা করবেন ক্যালেন্ডারের মাধ্যমে ক্লায়েন্টদের প্রজেক্টগুলোর যে ডেডলাইন রয়েছে সেগুলো মেইনটেইন করতে। সেই সাথে ক্যালেন্ডারের সাহায্যে কোন ক্লায়েন্টের সাথে কবে মিটিং রয়েছে সেই হিসাব রাখাও সম্ভব হবে। আবার চাইলে ট্রেলো, আসানা বা ক্লিকআপের মতো সফটওয়্যারের হেল্প নিয়ে টিম মেম্বারদের রেস্পন্সিবিলিটি ডিভাইড করে দিতে পারেন এবং তারা সেগুলো ঠিকভাবে ফুলফিল করছে কিনা তা মনিটর করতে পারেন। এই কাজগুলো করলে অন টাইম ও হাই কোয়ালিটির সার্ভিস ডেলিভারি অবশ্যই পসিবল।
সেই সাথে কাস্টমার ম্যানেজমেন্টেও পর্যাপ্ত ফোকাস করতে হবে। কাস্টমার ম্যানেজমেন্টের অন্তর্ভুক্ত বিষয়গুলো হলো বর্তমান ক্লায়েন্টদের পাশাপাশি আগে যাদের সাথে কাজ করেছেন তাদের সাথে ভালো রিলেশনশিপ মেইনটেইন করা, কাস্টমারদের যেকোনো কোয়েরি দ্রুত সলভ করা, সার্ভিস রিলেটেড যেকোনো কনফিউশন ক্লায়েন্টের কাছ থেকে ক্লিয়ার করে নেয়া, ডেডলাইন মেইনটেইন করতে না পারলে ক্লায়েন্টকে জানানো, কেউ রিভিশন ডিমান্ড করলে তা করে দেয়া, যেসব ক্লায়েন্টকে সার্ভিস ডেলিভার করা হয়েছে তাদের কাছ থেকে ফিডব্যাক নেয়া ইত্যাদি। মনে রাখবেন, ভালো কাস্টমার সার্ভিস অফার করতে পারলে একজন সাধারণ ক্লায়েন্টের রিপিট ক্লায়েন্টে কনভার্ট হয়ে যাওয়ার পসিবিলিটি অনেক বেড়ে যায়। তাই এ ব্যাপারে একদমই কম্প্রোমাইজ করবেন না।
এভাবেই আপনারা ধাপে ধাপে নিজেদের ড্রিম ফ্রিল্যান্সিং এজেন্সি বিল্ড আপ করতে পারবেন। লেখার শেষে পরামর্শ থাকবে, আপনার এজেন্সির লিগাল ও ট্যাক্স রিলেটেড ম্যাটারগুলোর জন্য অবশ্যই এক্সপার্ট কারো হেল্প নিন। কারণ তা না হলে পরে আইনি ঝামেলায় পড়তে পারেন। এর পাশাপাশি মনে রাখবেন, ফ্রিল্যান্সিং এজেন্সি বিল্ড আপ করা কিন্তু এক রাতের কাজ নয়। তাই যদি সত্যিকার অর্থেই এজেন্সি তৈরি করার স্বপ্ন থাকে, তাহলে ধৈর্য ধরে পরিশ্রম করুন। আশা করি অবশ্যই সফল হতে পারবেন।
